Cómo definir los roles de acompañamiento, asignar referentes a una persona que ingresa y dónde los ve ella durante su incorporación.
¿Para qué sirve?
Permite que cada persona que ingresa sepa quién la acompaña: un tutor, un buddy, su líder u otro rol que defina la empresa. Los referentes reciben un aviso al ser asignados y la persona los ve en su muro, con su rol, su puesto y su correo de contacto.
Antes de empezar
- Contar con permisos de edición sobre colaboradores (para asignar) y de administración de la empresa (para crear roles).
- Que las personas que van a ser referentes sean colaboradores activos.
Modo de uso
1. Definir los roles de acompañamiento
Ruta: Configuraciones de la empresa → Roles de acompañamiento
[
INSERTAR IMAGEN AQUÍ — grilla de roles de acompañamiento]
- Revisar los roles que ya vienen definidos por el sistema. Estos no se pueden modificar ni eliminar.
- Crear los roles propios de la organización (por ejemplo, Buddy o Mentor) indicando código, nombre y descripción. La descripción es la que verá la persona como “Misión del rol”.
- Mantener el rol en estado activo para poder asignarlo.
El código y el nombre deben ser únicos. Un rol que ya está en uso no se puede eliminar.
2. Asignar referentes a una persona
Ruta: Menú → Colaboradores → ficha del colaborador → sección Referentes del colaborador
- Elegir el Rol del referente (*).
- Elegir el Colaborador designado (*).
- Repetir para sumar más referentes y guardar.
[ INSERTAR IMAGEN AQUÍ — sección Referentes del colaborador]
Reglas:
- El referente debe ser un colaborador activo.
- El rol debe estar activo.
- Nadie puede ser referente de sí mismo.
- No se puede repetir la misma combinación de referente y rol: “Ya existe esa asignación de referente y rol.”
Si la persona no tiene referentes, la sección muestra “Sin referente asignado”.
3. El aviso al referente
Al asignar un referente nuevo, el sistema le envía un correo con el asunto “¡Fuiste asignado como [rol] de [persona] en [empresa]!”. El correo le informa a quién acompañará, con qué puesto se suma y que su rol será clave en el proceso de incorporación. Al editar una asignación ya existente no se envía el correo.
4. Dónde ve los referentes la persona que ingresa
Cuando la persona ya es colaborador activo y tiene un proceso de ingreso en curso, su muro de inicio muestra la tarjeta Referentes con un contador y un enlace a la lista. La lista muestra, por cada referente: nombre, puesto actual, rol, Misión del rol y correo, con un botón para copiarlo.
[ INSERTAR IMAGEN AQUÍ — tarjeta Referentes en el muro]
[ INSERTAR IMAGEN AQUÍ — lista de referentes]
La plantilla estándar de ingreso incluye la tarea Reunión con tu Buddy, cuyo texto remite a esa pantalla.
Los referentes no se muestran en el proceso de egreso.
Preguntas frecuentes
¿La persona candidata ve a sus referentes durante el preingreso?
No. Se muestran en el muro, al que se accede una vez que pasa a colaborador activo.
¿Puedo comunicarme con el referente desde la plataforma?
Por el momento, la comunicación directa por equipos dentro de la plataforma no está disponible. La persona puede copiar el correo del referente para escribirle.
¿Puedo asignar más de un referente?
Sí, con distintos roles o con distintos colaboradores.
Nota aclaratoria: los campos con asterisco (*) son obligatorios.