Recorrido completo, en el orden recomendado, para poner en marcha los procesos de ingreso (Onboarding) y egreso (Offboarding) de colaboradores en Quippos, desde la preparación previa hasta el seguimiento.
¿Para qué sirve?
Quippos permite estandarizar la incorporación y la desvinculación de personas con procesos configurables: cada proceso es un conjunto de tareas (pedir datos, pedir documentos, firmar, avisar a un área) con responsables y plazos. El sistema reparte las tareas, notifica, guarda los documentos en el legajo y muestra el avance.
Cómo funciona, en pocas palabras
Ingreso (Onboarding) tiene dos etapas, que se activan según la Relación con la empresa de la persona:
| Etapa | Quién participa | Qué ve la persona |
|---|---|---|
| Preboarding | Candidato seleccionado | Solo las tareas que tiene asignadas, en una interfaz simplificada. No accede al menú principal ni al muro. |
| Onboarding | Colaborador activo | Ve el muro general y conserva el acceso a sus tareas pendientes de incorporación. |
Egreso (Offboarding) usa el mismo motor de procesos, con un único paso. Para iniciarlo, el contrato de la persona necesita una fecha de finalización (hoy o futura) y un motivo de baja; con esos datos, People elige el proceso de egreso en la ficha y guarda. La persona mantiene su estatus de colaborador activo hasta la fecha de finalización del contrato y pasa a ex colaborador al día siguiente, aunque su proceso de egreso siga abierto.
En ambos procesos participan el equipo de People (configura y hace el seguimiento), la persona que ingresa o egresa y los colaboradores o equipos internos que tienen tareas asignadas .
Paso a paso para implementar
1. Preparar lo que el proceso necesita
Antes de armar un proceso, verificar que estén configurados:
- Políticas de documentación, con sus carpetas de destino y la ubicación de las firmas, para las tareas que piden o firman archivos. Ver Cómo crear y configurar una política de documentación.
- Maestros que alimentan los desplegables de los datos del colaborador: bancos, parentescos, provincias y localidades.
- Áreas y equipos internos que van a recibir tareas.
- Rol People para quienes van a configurar y dar seguimiento.
2. Crear el proceso de ingreso
Definir las etapas y las tareas, con sus responsables y plazos.
Configuración y Administración de Procesos de Onboarding
3. Configurar las tareas
Elegir, para cada actividad, el tipo que corresponda: solicitar campos del colaborador (con lectura automática de DNI, CBU y certificado de matrimonio), formularios, subida de documentos, firma o notificación interna.
Configuración de Tipos de Tarea en Procesos de ingreso y egreso
Si necesitás que cada persona firme un documento distinto (por ejemplo, un contrato con remuneración propia):
Firma Personalizada de Documentos en Procesos de Onboarding y Offboarding
4. Dar de alta al candidato e iniciar el proceso
Registrar a la persona como Candidato seleccionado y asignarle un proceso activo.
Alta de Candidato y Disparo del Proceso de Onboarding
Experiencia del candidato en el preingreso
Revisión de documentos cargados por candidatos
Referentes (tutores, buddies y líderes)
5. Hacer el seguimiento
Ver el avance de cada candidato, el estado de sus tareas, y desestimar el candidato o cancelar el proceso si hace falta.
Seguimiento y Gestión de Candidatos en el Proceso de Ingreso
6. Pasar a colaborador activo
Se hace automáticamente al llegar la fecha de ingreso del contrato, o manualmente desde la ficha. Los pasos están en la sección 3 de Alta de Candidato y Disparo del Proceso de Onboarding.
7. Configurar y usar el egreso
- Configuración y Administración de Procesos de Egreso
- Alta de Candidato en el Proceso de Egreso (Offboarding)
- Seguimiento y Visualización de Candidatos en Egreso
- Preparar el egreso: motivos de baja y alerta de contratos próximos a vencer
- Mi Offboarding: qué recibe, qué ve y cómo completa sus tareas la persona que egresa
- Pasaje a ex colaborador: fin de contrato, plazo de acceso y reingreso
Preguntas frecuentes
¿Qué acceso tiene una persona que está por irse?
Mantiene su estatus de colaborador hasta la fecha de finalización de su contrato. Después, el acceso de excolaborador se define por empresa.
¿Se puede dar a quien se va acceso solo a documentos y recibos?
Sí, configurando el nivel de acceso de excolaborador, sin licencias ni vacaciones. Hoy esta configuración no depende del módulo de Offboarding.
¿Qué pasa cuando vence el plazo de una tarea?
Se envía un correo de aviso a los responsables de la tarea, pero el flujo no se bloquea.
Si una tarea se asigna a un equipo, ¿quién la completa?
La primera persona del equipo que la complete la finaliza para todos.
¿Dónde quedan los documentos y formularios?
En el legajo de la persona. Los formularios libres se guardan como PDF. La persona puede consultar sus archivos pero no modificarlos.
¿Puedo comunicarme con tutores o referentes desde la plataforma?
Los referentes (tutores, líderes) se muestran en el perfil de la persona. La comunicación directa por equipos dentro de la plataforma todavía no está disponible.
¿Hay informes?
Cada módulo tiene una grilla de seguimiento: en ingreso, Onboarding → Candidatos en proceso; en egreso, Offboarding → Colaboradores en proceso. Muestran el avance en porcentaje, la tarea actual y el estado de cada persona. Por ahora no hay informes con totales ni tiempos promedio.
¿Por cuánto tiempo conserva el acceso un ex colaborador?
Por los días configurados en Ajustes → Generales → Relaciones laborales → Offboarding → Días de acceso post-desvinculación. Con valor 0, el acceso es indefinido. Al terminar el plazo, el sistema desactiva el acceso y avisa a los administradores.
¿Qué hago si un candidato no pasó solo a colaborador activo?
La activación automática ocurre el día de la fecha de inicio del contrato. Si el contrato se cargó con una fecha que ya pasó, o no hay contrato cargado, hay que activarlo manualmente cambiando la Relación con la empresa a Colaborador activo.