Describe, paso a paso, lo que vive la persona candidata dentro del proceso de ingreso: el correo que recibe, la pantalla que ve, cómo completa cada tipo de tarea y qué pasa cuando termina. Sirve para que People sepa qué esperar y pueda acompañar al candidato.
¿Para qué sirve?
Cuando People asigna un proceso de ingreso a un candidato seleccionado, la persona accede a un portal simplificado donde ve solamente sus tareas, las completa en orden y sigue su avance. Conocer esta experiencia permite configurar mejor las tareas (plazos, obligatoriedad, textos) y resolver las dudas del candidato.
Antes de empezar
- Haber configurado un proceso de ingreso en estado Activo. Ver Configuración y Administración de Procesos de Onboarding.
- Haber dado de alta a la persona como Candidato seleccionado y haberle asignado el proceso. Ver Alta de Candidato y Disparo del Proceso de Onboarding.
- Que la persona tenga un correo electrónico cargado en su ficha.
Modo de uso
1. El correo de bienvenida
Al guardar el proceso, la persona recibe un correo con el asunto “Comenzá tu Onboarding en [nombre de la organización]”. El correo le da la bienvenida, le explica que podrá completar la documentación requerida y seguir el avance de cada etapa, e incluye el botón Comenzar mi Onboarding, que lleva a su lista de tareas. Si todavía no inició sesión en Quippos, el sistema se lo solicita.
[
INSERTAR IMAGEN AQUÍ — correo de bienvenida]
Después, el candidato recibe un correo por cada tarea que le toca, con el asunto “Tenés una actividad pendiente: [nombre de la tarea]”. Indica el proceso, la fecha límite (si la tarea la tiene) y el botón Ir a la actividad. El sistema avisa de la primera tarea pendiente y, al completarla, de la siguiente; no envía todas juntas.
2. La pantalla de inicio
Al ingresar, el candidato ve una pantalla sin menú lateral. Muestra el título “Mis primeros pasos en [organización]”, un saludo de bienvenida y la tarjeta Mi Pre-boarding con el botón Iniciar mi Pre-boarding.
[ INSERTAR IMAGEN AQUÍ — pantalla de inicio del candidato]
Si no tiene un proceso activo, ve el mensaje “No tenés un proceso de ingreso activo.”
3. Mi proceso: la lista de tareas
Al iniciar el Pre-boarding, el candidato ve:
- Su nombre, puesto, correo y etapa (Candidato a incorporación).
- Una barra de Progreso general con el porcentaje de avance.
- Las tareas de la etapa, en el orden configurado, cada una con su título y descripción.
- La insignia Obligatorio en las tareas que deben completarse para avanzar.
- El botón Completar tarea (o Revisar tarea, en modo lectura, si ya está completada).
[ INSERTAR IMAGEN AQUÍ — lista de tareas con progreso]
Cómo se bloquean las tareas: una tarea obligatoria pendiente bloquea las siguientes de la misma etapa, sin importar quién la tenga asignada (el candidato o un colaborador interno). Las tareas bloqueadas muestran “Completá las tareas anteriores obligatorias para continuar.” Las tareas no obligatorias no bloquean.
Estados que puede ver el candidato: Pendiente, Completado y Cancelado. En las tareas de documentos se suman etiquetas como Pendiente de aprobación, Documento rechazado — reenviar, Aprobado — listo para finalizar, Firma pendiente, Preparando documento y Esperando carga del documento.
4. Cómo completa cada tipo de tarea
Completar los datos (Solicitar campos de colaborador)
Es un asistente por pasos con las secciones que People haya configurado: Datos personales (incluye el domicilio), Contacto de emergencia, Grupo familiar, Cuenta bancaria y Resumen. Se avanza con Siguiente y Anterior, y se finaliza con Confirmar en el último paso.
Lectura automática de documentos (OCR). Si People la activó, la primera pantalla pide adjuntar los documentos y el sistema completa los datos solo:
- DNI (frente y dorso), constancia de CBU y certificado de matrimonio (este último solo se ofrece si hay un familiar con parentesco cónyuge). También se puede leer el DNI de cada familiar.
- Formatos aceptados: PDF, JPG, PNG o TIFF, de hasta 5 MB.
- Se sube un archivo por vez. Cada archivo pasa por los estados Subiendo…, Procesando… y Datos extraídos o Completar manualmente.
- Si la imagen no se pudo leer, el sistema avisa y el candidato completa los campos a mano.
[ INSERTAR IMAGEN AQUÍ — carga de documentos con lectura automática]
Los datos extraídos aparecen precargados y el candidato puede revisarlos y editarlos. En el paso Resumen ve todo junto antes de confirmar.
Validaciones que ve el candidato:
| Campo | Regla | |
|---|---|---|
| Campos obligatorios | “Revisá el campo obligatorio: [campo].” | |
| Teléfono | Solo números. | |
| Debe ser un email válido. | ||
| CBU | 22 dígitos numéricos. | |
| Banco | Debe seleccionarse uno. | |
| Grupo familiar | No puede agregarse a sí mismo como familiar. |
Los pasos opcionales (por ejemplo, el contacto de emergencia si no es obligatorio) permiten continuar sin completarlos.
Al confirmar, los datos se guardan directamente en la ficha del colaborador. No requieren aprobación de People.
Completar un formulario
El candidato responde los campos que configuró People (texto, número, texto largo, lista o fecha). Los obligatorios se marcan. Al finalizar, el sistema genera un PDF con las respuestas y lo guarda en el legajo.
Subir documentos
El candidato selecciona un archivo PDF de hasta 50 MB y lo envía. La tarea queda en Pendiente de aprobación hasta que People lo revise. Si People lo rechaza, el candidato ve el motivo y puede volver a cargarlo. Ver Revisión de documentos cargados por candidatos: aprobar o rechazar.
[ INSERTAR IMAGEN AQUÍ — tarea de subida de documento con estado “Pendiente de aprobación”]
Validar y firmar un documento
El candidato revisa el PDF, completa los campos interactivos (si el documento los tiene) y hace clic en firmar. En la ventana Confirmar firma, según la política de documentación, se le pide:
- Un código de verificación, que recibe por correo, o
- Su contraseña, o
- Nada, si la política no exige validación.
Si el código es incorrecto, el sistema avisa y puede reintentar. Si faltan campos obligatorios del documento, no puede finalizar.
[ INSERTAR IMAGEN AQUÍ — ventana Confirmar firma]
Si la tarea es de firma personalizada, el candidato ve “Esperando carga del documento” hasta que el responsable interno suba el PDF. Recién entonces recibe el aviso “Documento listo para firma”. Ver Firma Personalizada de Documentos.
Leer una notificación
El candidato lee el mensaje o la imagen y confirma con el botón Entendido.
5. Cuando el candidato termina sus tareas
- Si todavía quedan tareas de People u otros responsables: ve el mensaje “¡Tus tareas están completas al 100%!”, que le explica que el proceso continúa bajo la responsabilidad de otras personas. Además, el sistema le avisará por correo cuando se le asigne una nueva tarea.
- Si no queda ninguna tarea pendiente: el proceso se cierra solo y ve “¡Completaste tu proceso de onboarding!” con la fecha de finalización. Las tareas quedan en modo lectura.
6. Si el candidato es desestimado o el proceso se cancela
Cuando el proceso queda desestimado o cancelado, el portal deja de mostrarle tareas y ve “No tenés un proceso de ingreso activo.” El sistema no le envía un correo de aviso. Ver Seguimiento y Gestión de Candidatos.
7. Cuando pasa a colaborador activo
Al pasar a Colaborador activo (automáticamente por la fecha de ingreso del contrato, o de forma manual):
- Se muestra el menú lateral y el candidato accede a Mi Onboarding, dentro de Mi Quippos.
- Se habilitan las tareas de la etapa Onboarding y recibe un correo con la primera.
- La tarjeta de inicio pasa a Mi Onboarding, con el botón Iniciar mi Onboarding.
Mientras no sea colaborador activo, intentar abrir una tarea de onboarding muestra “Las actividades de onboarding se habilitan cuando la persona es colaborador activo.”
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa cuando vence el plazo de una tarea?
El sistema envía una sola vez a los responsables de la tarea un correo de aviso (“Actividad vencida”). El flujo no se bloquea. No hay recordatorio previo al vencimiento.
¿El candidato puede ver el menú o el muro?
No. Mientras es candidato, solo ve su proceso de ingreso.
¿Qué hago si el candidato no puede leer su DNI con la lectura automática?
Puede completar los datos manualmente. Conviene pedirle una foto con buena iluminación, con todos los datos visibles.
Nota aclaratoria: los textos de pantalla y correos son los vigentes al momento de redactar este instructivo y pueden ajustarse en futuras versiones.