Explica cómo el equipo de People revisa los documentos que sube un candidato durante el proceso de ingreso, cómo aprobarlos o rechazarlos, y qué ve y recibe el candidato en cada caso.
¿Para qué sirve?
Los documentos que un candidato sube en una tarea de Solicitud de subida de documentación no pasan directo al legajo: antes los revisa People. Al aprobar, el documento queda guardado de forma oficial en la carpeta de destino definida por la política de documentación. Al rechazar, el candidato recibe el motivo y puede volver a cargarlo.
Qué se revisa y qué no: la revisión aplica solamente a los documentos subidos por el candidato. Los datos que completa en Solicitar campos de colaborador se guardan directamente en su ficha, y la firma se valida con el código o la contraseña del candidato; ninguno de los dos requiere aprobación. Si querés revisar esos datos, la plantilla estándar incluye una tarea interna Validación de los datos que se le asigna a People.
Antes de empezar
- Contar con rol People y permisos de edición sobre la Solicitud de documentación.
- Que el candidato haya subido un documento en una tarea de subida de documentación. Ver Experiencia del candidato en el preingreso.
- Que la tarea tenga una política de documentación configurada. Ver Cómo crear y configurar una política de documentación.
Modo de uso
Ruta: Menú → Recibos y documentos → Solicitud de documentación
1. Abrir la solicitud del candidato
- Ingresar a la ruta indicada y abrir la solicitud correspondiente.
- Seleccionar al colaborador (candidato) para ver el detalle.
- Revisar el estado, la aprobación, la fecha de carga y el documento en el visor.
[
INSERTAR IMAGEN AQUÍ — detalle de la solicitud con el visor del PDF y los botones Aprobar y Rechazar]
2. Aprobar el documento
- Hacer clic en Aprobar y confirmar “¿Querés aprobar este documento?”.
- El sistema crea el documento oficial en el legajo, en la carpeta de destino definida por la política de documentación.
- Según la política:
- Si exige firma: el candidato recibe un aviso (“Documentación aprobada — firma pendiente”) y la tarea pasa a Firma pendiente.
- Si no exige firma: el candidato puede finalizar la tarea (“Tu documento fue aprobado. Podés finalizar la tarea.”) y se avisa a People cuando queda completa.
[ INSERTAR IMAGEN AQUÍ — confirmación de aprobación]
3. Rechazar el documento
- Hacer clic en Rechazar.
- Indicar el motivo (*), de hasta 1000 caracteres. Debe ser claro para que el candidato pueda corregirlo.
- Hacer clic en Confirmar rechazo.
[ INSERTAR IMAGEN AQUÍ — ventana de motivo de rechazo]
El candidato recibe un correo con el motivo y ve en su tarea “El documento fue rechazado: [motivo]” con la etiqueta Documento rechazado — reenviar. Puede volver a cargar el archivo; la carga anterior se descarta y el documento vuelve a quedar pendiente de revisión.
[ INSERTAR IMAGEN AQUÍ — lo que ve el candidato cuando se rechaza su documento]
4. Qué pasa con el avance del proceso
Mientras el documento está pendiente de revisión o rechazado, la tarea no se considera completada y no suma al porcentaje de progreso. Si la tarea es obligatoria, también siguen bloqueadas las tareas siguientes de la misma etapa. Por eso conviene revisar los documentos cuanto antes.
5. Si la política tiene un flujo de aprobación
Si la política de documentación tiene un flujo de aprobación configurado, la revisión sigue ese flujo. Si el flujo no pudo iniciarse, el candidato recibe el aviso “No pudimos iniciar el flujo automático de aprobación, pero tu documento fue recibido y está pendiente de revisión.” y People recibe “Documento pendiente de aprobación manual”. En ese caso, se aprueba o rechaza manualmente desde la misma pantalla.
Preguntas frecuentes
¿La revisión es opcional?
No. Todo documento subido por el candidato queda en revisión hasta que alguien lo apruebe.
¿Puedo rechazar sin indicar un motivo?
No. El motivo es obligatorio.
¿El candidato puede subir otro archivo después de un rechazo?
Sí. Puede volver a cargarlo las veces que sea necesario.
Nota aclaratoria: los campos con asterisco (*) son obligatorios.