Describe lo que vive la persona que egresa dentro del proceso de egreso: el correo que recibe, el banner de su inicio, la pantalla Mi Offboarding, cómo completa cada tarea y qué pasa cuando termina. Incluye también lo que ven los responsables internos de las tareas.
¿Para qué sirve?
Cuando People asigna un proceso de egreso a un colaborador, la persona dispone de un espacio donde ve sus tareas, las completa en orden y sigue su avance. Las tareas de las áreas internas (por ejemplo, IT, Facilities o Administración) las resuelven otras personas desde su propia bandeja. Conocer esta experiencia permite configurar mejor el proceso y acompañar a quien se va.
Antes de empezar
- Haber configurado un proceso de egreso en estado Activo. Ver Configuración y Administración de Procesos de Egreso.
- Haber asignado el proceso al colaborador. Ver Alta de Candidato en el Proceso de Egreso (Offboarding).
- Que la persona tenga el permiso Offboarding (acceso colaborador y ex-colaborador), que viene asociado por defecto a los niveles Colaborador y Ex colaborador.
Modo de uso
1. El correo al asignar el proceso
Al guardar la ficha con el proceso de egreso elegido, la persona recibe un correo con el asunto “¡Gracias por tu recorrido en [organización], comienza tu proceso de egreso!”. Le explica que puede comenzar su proceso de offboarding y completar las tareas necesarias para finalizar su etapa en la empresa, e incluye el botón Iniciar mi offboarding, que lleva a su lista de tareas.
[
INSERTAR IMAGEN AQUÍ — correo de inicio del proceso de egreso]
Luego recibe un correo por cada tarea que le toca, con el asunto “Tenés una actividad pendiente: [tarea] en [proceso]”, la fecha límite (si la tarea la tiene) y el botón Ir a la actividad. El sistema avisa solo de la próxima tarea pendiente, no de todas juntas.
2. El banner en la pantalla de inicio
Mientras el proceso está en curso, el inicio de la persona muestra un banner con el título “¡Gracias por tu recorrido en [organización], este es tu proceso de egreso!”, la descripción “Acá podés conocer los pasos para la entrega de equipamiento, firma de documentación y cierre de legajo.” y el botón Iniciar mi Offboarding, que abre Mi Offboarding.
[ INSERTAR IMAGEN AQUÍ — banner de egreso en la pantalla de inicio]
3. La pantalla Mi Offboarding
Ruta: Menú → Mi Quippos → Mi Offboarding
Aparece mientras la persona tiene un proceso de egreso en curso o finalizado. Muestra:
- Su nombre, puesto y correo.
- La barra de Progreso general.
- Sus tareas, con título, descripción y estado: Pendiente, Completado (con la fecha) o Cancelado.
- La marca Obligatorio en las tareas que bloquean a las siguientes y el botón Completar tarea (o Revisar tarea, en solo lectura, si ya está completada).
[ INSERTAR IMAGEN AQUÍ — pantalla Mi Offboarding con las tareas de la persona]
La persona ve solo sus tareas (y las que no tienen responsable asignado). Las tareas de las áreas internas no aparecen. Con la plantilla estándar ve tres: actualizar sus datos de contacto, el traspaso de tareas y la firma de documentación.
Cómo se bloquean las tareas: una tarea obligatoria pendiente bloquea las que le siguen en la lista. Las tareas bloqueadas muestran “Completá las tareas anteriores obligatorias para continuar.”
Fechas límite: la persona las recibe en el correo de cada tarea; no se muestran en la lista. Los plazos se cuentan desde el día en que se asigna el proceso, no desde la fecha de baja.
4. Cómo completa cada tipo de tarea
Actualizar los datos (Solicitar campos de colaborador)
Es un formulario por pasos. La plantilla estándar pide dos datos obligatorios: teléfono personal y email. Si People agregó otros campos al configurar el proceso, también se muestran. Las validaciones son las mismas que en ingreso: el teléfono solo admite números y el email debe ser válido.
[ INSERTAR IMAGEN AQUÍ — tarea de actualización de datos de contacto]
Leer una notificación
La persona lee el texto (y la imagen, si la hay) y confirma con el botón Entendido; la tarea queda completa.
Firmar documentación de egreso (firma personalizada)
Se hace en dos momentos:
- Un responsable interno (distinto de la persona que egresa) prepara el documento desde Mis tareas, en la actividad Carga de documento personalizado, y hace clic en Finalizar actividad.
- La persona que egresa firma. Hasta que el documento esté listo, ve la etiqueta “Esperando carga del documento” y no puede avanzar. Cuando está listo, hace clic en Firmar documento, completa los campos del documento y aplica su firma en una ventana externa.
[ INSERTAR IMAGEN AQUÍ — tarea de firma con el estado “Esperando carga del documento”]
Ver Firma Personalizada de Documentos en Procesos de Onboarding y Offboarding.
5. Qué ven los responsables internos
Los responsables de las tareas internas reciben el correo cuando llega su turno (cuando se completa la tarea anterior) y completan su tarea desde Mis tareas. Si una tarea obligatoria anterior sigue pendiente, ven “Esta tarea está bloqueada. Esperá a que [nombre] complete las tareas previas obligatorias del proceso.”
Si una tarea vence, el sistema envía una sola vez el correo “[URGENTE] Actividad vencida” al responsable de la tarea y a quien inició el proceso (People), con el botón Resolver actividad.
6. Cuando se completan las tareas
- Si solo quedan tareas de otras personas: la persona ve “¡Tus tareas están completas al 100%!” y se le avisará por correo si se le asigna una nueva tarea.
- Si no queda ninguna tarea pendiente: el proceso se cierra solo y la persona ve “¡Completaste tu proceso de egreso!” con la fecha de finalización. El estado en la grilla de People pasa a Completado.
[ INSERTAR IMAGEN AQUÍ — proceso de egreso finalizado]
7. Si se cancela el proceso
Cuando People cancela el proceso, Mi Offboarding y el banner de inicio desaparecen. Si la persona entra por un enlace, ve “No tenés un proceso de egreso activo.” No se envía un correo de aviso.
Qué pasa con el acceso
- Mientras dura el proceso, la persona sigue como Colaborador activo, con sus permisos habituales. Asignar el proceso no cambia su acceso.
- El paso a Ex colaborador depende de la fecha de finalización del contrato, no de que las tareas estén terminadas. Ver Pasaje a ex colaborador: fin de contrato, plazo de acceso y reingreso.
Preguntas frecuentes
¿La persona ve las tareas de IT o de Administración?
No. Solo ve las suyas. Esas tareas las completan los responsables desde Mis tareas.
¿Se puede cancelar el proceso y que la persona siga como colaboradora?
Cancelar el proceso no cambia su etapa. Si el contrato tiene fecha de finalización, pasa a ex colaborador igual al día siguiente de esa fecha.
¿Se envía un aviso a todos los responsables al iniciar el proceso?
No. El sistema avisa al responsable de la próxima tarea pendiente. Los demás reciben el aviso cuando llega su turno.
Nota aclaratoria: los textos de pantalla y correos son los vigentes al momento de redactar este instructivo y pueden ajustarse en futuras versiones.