Explica cuándo y cómo una persona pasa a la etapa Ex colaborador, cuánto tiempo conserva el acceso, qué sucede cuando vence ese plazo y cómo revertir el cambio o reincorporarla.
¿Para qué sirve?
Cuando termina el contrato de un colaborador, Quippos lo pasa automáticamente a la etapa Ex colaborador, le quita los accesos de colaborador y le deja solo los que la empresa definió, durante un plazo configurable. Al vencer ese plazo, el acceso se desactiva. Este instructivo explica cada paso y las acciones manuales disponibles.
Antes de empezar
- Contar con permisos de administración de los ajustes generales de la organización y de edición de colaboradores.
- Haber definido el nivel de acceso de la etapa Ex colaborador. Ver Configuración de Permisos para Ex-Colaboradores.
- Cargar la Fecha de finalización del contrato del colaborador. Ver Alta de Candidato en el Proceso de Egreso (Offboarding).
Cómo funciona, en pocas palabras
| Momento | Qué pasa | |
|---|---|---|
| Hasta la fecha de finalización del contrato (inclusive) | La persona sigue como Colaborador activo, con todos sus accesos. | |
| Día siguiente a la fecha de finalización | Pasa a Ex colaborador y sus niveles de acceso se reemplazan por los de esa etapa. | |
| Durante el plazo de acceso | Accede solo a lo que permita el nivel de ex colaborador. | |
| Al vencer el plazo | El sistema desactiva su acceso y avisa a los administradores. |
El proceso de egreso es independiente de este cambio de etapa. Cancelar o completar un proceso de egreso no modifica la etapa ni el acceso de la persona. Si tiene una fecha de finalización de contrato, pasa a ex colaborador igual al día siguiente.
Modo de uso
1. Configurar el plazo de acceso
Ruta: Ajustes → Generales → pestaña Relaciones laborales → sección Offboarding
[
INSERTAR IMAGEN AQUÍ — sección Offboarding con el campo de días de acceso]
- Completar Días de acceso post-desvinculación: la cantidad de días que un ex colaborador mantiene el acceso después de su desvinculación.
- Con valor 0, el acceso es indefinido: nunca se desactiva automáticamente.
- Hacer clic en Guardar. El sistema confirma “Configuración de offboarding guardada correctamente”.
El valor se aplica en el momento del cambio de etapa. No modifica el plazo de las personas que ya eran ex colaboradores.
2. El pasaje automático a ex colaborador
Un proceso automático se ejecuta una vez por día, a las 16:40 hs (hora de Argentina). Pasa a ex colaborador a quienes cumplen estas condiciones:
- Son colaboradores activos.
- La fecha de finalización de su contrato vigente es anterior al día de la ejecución. Es decir, conservan el acceso completo durante todo el día de la fecha de fin.
- Si el contrato no tiene fecha de finalización, la persona nunca pasa a ex colaborador de forma automática.
Al pasar de etapa:
- Los niveles de acceso se reemplazan por los de la etapa Ex colaborador. Si la persona tenía otros (por ejemplo, Líder o People), los pierde.
- Si la persona tiene un correo personal cargado, ese correo pasa a ser su correo de acceso a Quippos. Si no lo tenía, el correo laboral se copia al personal y se conserva como contacto.
- Los datos de la ficha no se borran.
- El proceso de ingreso en curso, si lo había, se cancela. El proceso de egreso se mantiene.
[ INSERTAR IMAGEN AQUÍ — ficha del colaborador en etapa Ex colaborador]
3. La fecha límite de offboarding
En la ficha de una persona en etapa Ex colaborador aparece el campo Fecha límite de offboarding: la fecha hasta la que mantiene el acceso.
- Si no se modifica, el sistema la calcula sola: día del pasaje a ex colaborador + días de acceso configurados. Con 0 días, no hay fecha y el acceso es indefinido.
- Se puede cargar una fecha puntual para una persona; esa fecha reemplaza al plazo general solo para ella.
- No puede ser anterior a hoy: “La fecha límite de offboarding no puede ser anterior a hoy.”
- Si la persona cambia a otra etapa, el campo se vacía.
4. Cuando vence el plazo
Al día siguiente de la fecha límite, el proceso diario desactiva el acceso de la persona y deja registrado el cambio en su historial. Los administradores reciben el correo “Accesos de ex-colaboradores finalizados automáticamente (N)”, con la lista de personas afectadas. Lo reciben quienes tienen permiso de edición de colaboradores o el nivel People, siempre que estén activos.
Una persona desactivada deja de aparecer en las grillas de seguimiento de ingreso y de egreso.
5. Cambiar la etapa manualmente
Desde la ficha del colaborador se puede modificar la Etapa de la relación. Quippos muestra una ventana de confirmación que advierte que se reemplazarán todos los niveles de acceso por los de la nueva etapa.
[ INSERTAR IMAGEN AQUÍ — ventana de confirmación del cambio de etapa]
6. Revertir: volver a Colaborador activo
Para cancelar una desvinculación o reincorporar a un ex colaborador, cambiar la etapa a Colaborador activo en la ficha. Al hacerlo:
- La persona queda activa, aunque se le hubiera desactivado el acceso por vencimiento.
- Se borra la fecha límite de offboarding.
- Los niveles de acceso se reemplazan por los de Colaborador activo. Los permisos que tenía antes (por ejemplo, un perfil de administración) no se restauran solos: hay que volver a asignarlos.
- El proceso de egreso en curso se cancela automáticamente.
Para ser activo se exigen Legajo y Número de identificación fiscal cargados.
7. Recontratación
Para reincorporar a una persona, cargar un nuevo contrato en la solapa Laboral (sin superponerse con otro ni repetir la fecha de inicio). El día de inicio del nuevo contrato, el proceso diario la pasa a Colaborador activo. Si ya se le había desactivado el acceso, pasarla a activo manualmente, como se explica en el punto anterior.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo pierde el acceso una persona cuyo contrato termina hoy?
Conserva todo su acceso hoy. Pasa a ex colaborador al día siguiente, después de la ejecución de las 16:40 hs.
¿Qué pasa si el contrato no tiene fecha de finalización?
La persona sigue como colaborador activo indefinidamente.
¿Un ex colaborador puede seguir viendo sus recibos o documentos?
Sí, si el nivel de acceso de la etapa Ex colaborador lo permite. Ver Configuración de Permisos para Ex-Colaboradores.
¿Cancelar el proceso de egreso evita que la persona pase a ex colaborador?
No. Para evitarlo hay que modificar o quitar la fecha de finalización del contrato, o volver a la etapa Colaborador activo.
Nota aclaratoria: los horarios y textos son los vigentes al momento de redactar este instructivo.