Cómo administrar los motivos de baja que se eligen al cerrar un contrato, qué hace falta para poder iniciar un proceso de egreso y cómo configurar el aviso de contratos próximos a vencer.
¿Para qué sirve?
Para iniciar un proceso de egreso, el contrato del colaborador necesita una fecha de finalización y un motivo de baja. Este instructivo explica cómo administrar la lista de motivos, qué mensajes muestra el sistema cuando faltan datos y cómo recibir un aviso anticipado de los contratos que están por vencer.
Antes de empezar
- Contar con permisos de edición de motivos de baja (o de entidades comunes) para administrar los motivos.
- Contar con permisos de administración de los ajustes generales para configurar la alerta.
- Contar con rol People o permisos de edición de colaboradores para cargar los datos del contrato.
Modo de uso
1. Administrar los motivos de baja
Ruta: Configuraciones de la empresa → Motivos de alta y baja
[
INSERTAR IMAGEN AQUÍ — grilla de motivos de alta y baja]
La grilla lista los motivos y permite filtrarlos por estado (Activos, Inactivos o Todos), por origen (Globales, Propios o Todos) y por Tipo (alta o baja).
- Globales: vienen definidos por Finnegans.
- Propios: los crea la organización.
Para crear un motivo propio:
- Hacer clic en Nuevo motivo de alta o baja.
- Completar Código (*), Nombre (*) y Tipo (*). El tipo por defecto es Baja.
- Opcionalmente, agregar una Descripción.
- Mantener el motivo Activo para poder elegirlo en los contratos.
- Hacer clic en Guardar.
La pantalla permite también importar motivos desde un archivo Excel.
2. Cargar la fecha de finalización y el motivo en el contrato
Ruta: Menú → Colaboradores → ficha del colaborador → solapa Laboral → sección Contrato
- Completar la Fecha de finalización del contrato vigente.
- Seleccionar el Motivo de baja.
- Guardar.
[ INSERTAR IMAGEN AQUÍ — sección Contrato con fecha de finalización y motivo de baja]
Condiciones para poder iniciar un proceso de egreso:
- La fecha de finalización debe ser hoy o una fecha futura.
- El motivo de baja es obligatorio.
- Se evalúa el contrato que está en ejecución hoy. Si hay varios, se toma el de inicio más reciente que ya comenzó.
Mientras falte alguno de estos datos, el desplegable Proceso Offboarding de la solapa Onboarding y Offboarding queda bloqueado y muestra el título “Faltan datos para habilitar el proceso de egreso”, con una pista que indica qué completar:
- Fecha de finalización: debe ser hoy o futura. Si ya se registró una fecha pasada, hay que actualizarla.
- Motivo de baja: es obligatorio para documentar el cierre de la relación laboral.
[ INSERTAR IMAGEN AQUÍ — desplegable de proceso de egreso bloqueado con la pista]
Otras validaciones que puede mostrar el contrato al guardarlo:
- “El contrato se solapa con otro existente”.
- No puede haber dos contratos con la misma fecha de inicio.
- La fecha de fin no puede ser anterior a la de inicio.
Para elegir el proceso de egreso y continuar, ver Alta de Candidato en el Proceso de Egreso (Offboarding).
3. Configurar la alerta de contratos próximos a vencer
Ruta: Ajustes → Generales → bloque Alertas de vencimiento de contratos
- Completar Días de anticipación: con cuántos días antes del vencimiento se avisa. Acepta valores de 1 a 365. Si no se configura, se usan 30 días.
- Guardar.
[ INSERTAR IMAGEN AQUÍ — bloque Alertas de vencimiento de contratos]
Una vez por día, el sistema envía una notificación con el asunto “Contratos próximos a vencer (N)” a los administradores activos (quienes tienen permiso de edición de colaboradores o el nivel People). Incluye la lista de colaboradores y un enlace a la grilla de colaboradores filtrada por esas personas.
Reglas del aviso:
- Solo se evalúa el contrato en ejecución de colaboradores activos.
- No se avisa si el contrato no tiene fecha de finalización, si ya venció o si la persona ya tiene cargado otro contrato con inicio futuro (por ejemplo, una recontratación).
- Cada contrato se avisa una sola vez.
- Si el aviso no se pudo enviar, se reintenta al día siguiente.
El aviso informa que el contrato está por vencer, pero no inicia ningún proceso de egreso: ese paso lo hace People desde la ficha.
Preguntas frecuentes
¿Puedo borrar un motivo de baja?
Se puede desactivar para que deje de ofrecerse al cargar contratos.
¿Qué pasa si guardo al colaborador sin fecha de finalización o sin motivo?
El colaborador se guarda, pero el proceso de egreso no se inicia. El sistema avisa: “Debés registrar la Fecha de Finalización y el Motivo de Baja para habilitar el proceso de offboarding.”
¿Quién recibe el aviso de contratos por vencer?
Los administradores activos: quienes tienen permiso de edición de colaboradores o el nivel de acceso People.
Nota aclaratoria: los campos con asterisco (*) son obligatorios.