Gestión de inventarios

[ngajst (Nicolás Gajst)]

Gestioná tus inventarios

El frente de inventarios de Finnegans te permite administrar los stocks existentes de manera eficiente y ordenada mediante la registración online de los movimientos físicos y la evaluación periódica de las altas, bajas y existencias en distintos informes

Alcance

Este módulo abarca todos los movimientos físicos de artículos tangibles que se desee stockear. Los tipos de movimientos productivos de entrada a registrar son: recepciones de mercadería, devoluciones de venta, ingresos por producción y cosecha. A su vez, aquellos de salida son los siguientes: despachos, devoluciones de compra, consumos de insumos y laboreo.

Los recuentos y ajustes de stock están por fuera del circuito productivo y representan variaciones eventuales en las existencias, producidas respectivamente por tomas de inventario periódicas y eventos no planificados de salida y entrada de artículos. Estas son las transacciones propias del módulo de inventarios.

Todos los movimientos de stock deben tener especificado el producto a utilizar, la cantidad del movimiento y el depósito de origen y/o el de destino, según el caso (transacciones de entrada, salida o movimientos internos). Además, de estar configurado para tal fin, se debe indicar el número de partida de las unidades en cuestión o los números de serie de cada una de las unidades.

Todas aquellas transacciones que impactan en stock indican la unidad en la que se expresa la cantidad para la línea. De esta manera, la recepción de compra utiliza como unidad por defecto la unidad de compra, el despacho la unidad de venta y los movimientos de inventario la unidad de stock principal.

Las transacciones correspondientes a movimientos de stock no generan asientos contables en línea, sino en la valorización de stock periódica. Para más información respecto a valorización de stock, referirse al Documento de Alcance de “Valorización de stock”

Listado de transacciones y maestros

Transacciones

• Saldos iniciales
• Movimientos internos
• Ajuste de stock
• Recuento de stock

Informes

• Detalle de ingresos y egresos de stock por depósito
• Detalle de ingresos y egresos por número de serie
• Resumen de stock por depósito
• Resumen de ingresos y egresos por depósito
• Análisis de pendientes de logística
• Informe de transportistas
• Resumen de stock por número de serie
• Resumen de stock por número de serie por depósito

Maestros principales

• Depósitos → manual del maestro de depósitos
• Productos → manual del maestro de productos

Modo de uso

Antes de comenzar a utilizar el circuito de Stock se deben dar de alta los productos y depósitos con los cuales se va a trabajar.

Saldos iniciales

Ruta: Gestión Empresarial > Inventarios > Transacciones > Recuentos

El alta del saldo inicial de stock se realiza mediante el documento homónimo, de tipo Recuento. Esta transacción solicita el ingreso de los artículos y cantidades iniciales, así como la valuación individual de las existencias al momento de iniciar la operación en el sistema Finnegans. Luego, al valorizar este movimiento, el importe utilizado es el indicado en cada línea.

Para más detalles acerca de la registración de saldos iniciales, referirse al siguiente video

Movimientos internos

Ruta: Gestión Empresarial > Inventarios > Transacciones > Movimientos Internos

Esta transacción permite registrar transferencias internas entre depósitos propios. Se debe indicar en cada línea el artículo y cantidad a trasladar, así como los depósitos de origen y destino.

El proceso de valorización utiliza como criterio de valorización para los movimientos internos FIFO Transferencia de costo. Dicho criterio valoriza la salida del depósito de origen por FIFO y luego traslada ese costo al depósito de destino, sin generar resultados para la transacción.

Ajuste de stock

Ruta: Gestión Empresarial > Inventarios > Transacciones > Ajuste de Stock

El Ajuste de stock permite registrar movimientos de stock por fuera del circuito productivo. De esta manera, indicando artículo, cantidad y depósito para cada línea, es posible registrar eventos tales como roturas o altas espontáneas de stock.

La valorización de los ajustes de stock se realiza utilizando el criterio Del Producto, por lo que los centros de costos a imputar serán aquellos de la distribución especificada en el producto de cada línea.

Recuento de mercaderías

Ruta: Gestión Empresarial > Inventarios > Transacciones > Recuento

El tipo de transacción Recuento de mercadería permite reflejar en el sistema la toma periódica de inventarios en los distintos almacenes. Cada transacción puede incluir uno o más productos, pudiendo de esta manera registrar tanto recuentos parciales como la toma de inventario anual previa al cierre de ejercicio.

Cada línea en la transacción representa un producto-depósito. Adicionalmente, cada ítem representa un número de partida o un conjunto de números de serie para aquellos productos que identifiquen alguno de estos atributos.

En cada ítem de la transacción se debe indicar la cantidad contada para el producto-depósito en cuestión. El campo cantidad en stock muestra la cantidad actual según los registros en el sistema. Al guardar la transacción, el movimiento se realiza por la cantidad resultante de la diferencia entre los valores de los campos Cantidad en stock y Recuento, reflejado por el sistema en el campo Cantidad stock

La valorización de los recuentos de mercadería se realiza utilizando el criterio “del producto”, por lo que los centros de costos a imputar serán aquellos de la distribución especificada en el producto de cada línea.

Configuraciones necesarias

Maestro de depósitos

El maestro de depósitos contiene los almacenes tanto físicos como virtuales entre los que se mueven los artículos stockeables. Son ejemplos de depósitos:

• Almacenes propios de materia prima y productos terminados
• Almacenes de terceros en los que se almacene stock propio
• Almacenes virtuales que contengan temporalmente stock en tránsito entre almacenes físicos

Para màs información, referirse al siguiente enlace

Maestro de productos

El maestro de productos incluye todos los artículos que se compran, venden y producen en los procesos productivos y no productivos, tanto tangibles como intangibles (servicios). A continuación se enumeran los atributos principales para el módulo de inventarios; para más información, seguir el siguiente enlace.

Solapa general

Es stockeable: al activar esta opción, se le indica al sistema que se desea llevar un control de stock de todas las transacciones en donde intervenga el producto creado. El sistema habilita una solapa adicional en la configuración del producto denominada Stock, la cual permite configurar el comportamiento específico del producto creado para dicho circuito.

En la solapa Stock se editan las características de stock del producto:

General

• Maneja stock de tercero: al activar esta opción, el sistema permite llevar para el producto definido un stock de terceros (cliente o proveedor) externos a la empresa, en forma independiente del stock propio. Al momento de registrar una operación se le debe indicar el nombre de la organización dueña del stock del producto que se está transaccionando, siempre y cuando el tipo de documento utilizado permita el registro de stock de tercero. Para más información, referirse a la solapa de Stock del tipo de documento utilizado.

• Concepto de logística: el producto debe ser asociado a un concepto de productos para su uso en los circuitos de logística o stock. Este concepto le permite ser utilizado en las transacciones cuyos documentos lo tengan asociado como Concepto de Producto. Sólo se pueden seleccionar conceptos de productos definidos como válidos para Productos de Logística.

• Control de stock: para este campo se puede seleccionar una de las siguientes opciones.

  1. Controla stock por organización: implica un control de stock específico para cada tercero al momento de transaccionar. Sólo se permite consumir/despachar la cantidad existente para la organización seleccionada.
  2. No controla stock: el sistema no verifica la existencia del producto en el depósito indicado en la operación. Esta configuración se debe usar a discreción, ya que puede ocasionar el registro de stocks negativos. Se recomienda analizar previamente su implementación con un consultor.
  3. Controla stock no considera organización: como su nombre lo indica, esta opción controla Stock pero sin tener en cuenta a qué Organización corresponda.
  4. Código de barra: permite configurar el código asignado al producto para la lectura con un lector de Códigos de Barras.

Partidas

• Utiliza: al seleccionar esta opción, se indica que se desea llevar trazabilidad por partida para el producto.En cada entrada, salida o movimiento interno se solicitará el ingreso de la partida a la cual se está agregando o quitando stock. La forma de creación o uso, va a depender de la configuración de cada uno de los tipos de documentos en donde intervenga. Para más datos, referenciar a tipos de documentos.

• Tipo: permite seleccionar un tipo de partida para establecer sus características por ejemplo si llevan o no control de fechas. Sólo se van a poder seleccionar registros ingresados previamente en el maestro tipos de partidas.

• Utiliza número de serie: al seleccionar esta opción, se indica que se desea llevar trazabilidad por número de serie para el producto. Se debe identificar a través del número de serie a cada una de las unidades de este producto que intervengan en una transacción.
  La forma de creación o uso de los números de serie de cada producto, depende de la configuración de cada uno de los tipos de documentos en donde intervenga. Para más datos, referenciar a tipos de documentos.

• Controla stock por número de serie: al seleccionar esta opción, se indica que se desea controlar el stock por número de serie. En aquellas transacciones en las cuales intervenga un producto que tenga definido “controla stock por número de serie”, el usuario debe ingresar los números utilizados, esto va a depender de la configuración de cada uno de los tipos de documentos en donde intervenga. Para más datos, referenciar a Tipos de Documentos.

Unidades de stock

• Unidad de stock principal: identifica la unidad de medida principal en la que se almacena el stock del producto. Las equivalencias de unidades de compras y de ventas se harán contra esta unidad de medida. Si el producto maneja stock, es obligatoria la asignación de la unidad principal.

• Unidad de stock secundaria: representa una segunda unidad de almacenamiento del stock del producto creado. Este campo no es obligatorio.La cantidad en representada en unidades secundarias puede ser ingresada en cualquier transacción que impacte en stock, siendo un campo no obligatorio en todas ellas.
  El uso de esta unidad secundaria se recomienda sólo en aquellos casos donde se debe llevar un control de stock por más de una variable para un producto dado, en donde no existe una relación fija de equivalencia entre la unidad principal y la unidad secundaria. Ejemplo: los productos correspondientes a quesos son generalmente comprados, vendidos y stockeados en kilos. Sin embargo, la cantidad de hormas suele ser un dato de interés en todos los movimientos, por lo que se ingresa en cada transacción. Este ingreso es manual y libre, debido a que no existe una relación explícita entre la cantidad de kilos por horma y viceversa.

• Relación unidad secundaria de stock: representa la relación que existe entre la unidad secundaria de stock y la unidad primaria de stock. Al agregarle un valor, en cualquier transacción que exija tanto cantidad de unidad primaria como cantidad de unidad secundaria, si se carga un valor en la unidad primaria de stock, el sistema completa automáticamente la cantidad secundaria de unidad de stock basándose en la Relación Unidad Secundaria de Stock. Este campo no es obligatorio, pero en el caso de asignarle un valor, es necesario que exista una unidad primaria y secundaria de stock.

Depósitos

Este apartado permite especificar un comportamiento específico para cada almacén, y es de carácter opcional.

• Depósito: en este atributo se indica el depósito a considerar para las configuraciones referidas en el párrafo anterior.

• Stock mínimo: permite indicar el valor para el stock mínimo del producto en el depósito. No se permite guardar transacciones a partir de las cuales el stock del producto en el depósito quede por debajo de este punto.

• Punto de reposición: permite indicar el punto de reposición del producto en el depósito. Su uso está asociado al informe Resumen de Stock por Depósito, donde al activar el atributo Con Stock p/debajo de pto. de repos. se muestran los productos con stock menor al valor aquí indicado.

• Stock óptimo: Este campo se utiliza para el cálculo del campo Stock a Reponer del informe Resumen de Stock por Depósito. En el informe, se realiza el siguiente cálculo: Stock Óptimo - Stock Real = Stock a Reponer. De este modo, al ver el informe, se puede conocer qué productos hay que reponer.

• No controla stock: Al activar esta opción, se indica que no se desea realizar control de stock para el producto en el depósito referido. Esta configuración no es recomendada para ningún almacén excepto tiendas o puntos de venta.

Maestro de unidades

Este maestro reúne unidades de distintas características, tales como medida, peso o longitud. Deben ser dadas de alta todas las unidades correspondientes a las distintas presentaciones y usos de los productos. Los registros de este formulario son los valores posibles de los campos Unidad de stock 1, Unidad de stock 2, Unidad de ventas y Unidad de compras dentro de la configuración de los productos.

Ruta: Gestión Empresarial > Inventarios > Más maestros > Unidades

• Código AFIP: código a utilizar en los webservice de factura electronica de exportación de AFIP

• Código unidad medida: código a utilizar en los webservice de factura electronica de exportación de AFIP

Informes

Los informes del módulo de inventarios detallan los movimientos físicos en los depósitos. Las cantidades se muestran en la unidad principal y secundaria (si aplica). Para un análisis detallado, los informes pueden visualizarse por partida o número de serie; de lo contrario, se muestran por producto y depósito.

Resumen de stock por depósito

Ruta: Gestión Empresarial > Inventarios > Informes > Stock por Depósito

Este informe muestra el saldo en cantidades de cada producto-depósito a una fecha determinada. Cada línea en el informe representa una combinación de producto y depósito; adicionalmente, dichas líneas pueden ser desglosadas por partidas.

Los parámetros del informe son los siguientes:

• Fecha Hasta: los saldos se muestran a la fecha especificada en este campo
• Producto: el informe puede ser filtrado para mostrar información de sólo un producto, o un set de productos. Este campo no es obligatorio.
• Organización: permite filtrar el informe mostrando únicamente stock correspondiente a un tercero en particular.
• Tipo de stock: Especifica si los stocks a incluir en el informe son únicamente los propios, únicamente los de terceros o todos ellos.
• Sólo con stock: si se activa esta opción, son excluidos del informe todos aquellos productos que no tengan stock a la fecha indicada.
• Tipo precio: indica el precio a mostrar en la columna Precio de la grilla, eligiendo entre el costo estándar especificado en el maestro de productos o el precio unitario al cual se encuentra valorizado el stock a la fecha.
  Importante: nunca deberías seleccionar “valorizado” si a la fecha indicada en los parámetros no se valorizó.
• Moneda: Especifica la moneda en la que son expresados los valores de los campos Precio e Importe en la grilla.
• Concepto de producto: permite filtrar el informe por un concepto de productos en particular.
• Depósito: permite filtrar el informe por un depósito o un set de depósitos especificado manualmente.
• Partida: permite filtrar el informe por una partida en particular.
• Circuito contable: solo utilizado en casos excepcionales
• Con stock por debajo del punto de reposición: si se activa esta opción, se muestran en la grilla únicamente aquellas combinaciones de producto-depósito cuyo saldo sea menor al valor especificado en la grilla de depósitos del maestro de productos.
• Empresa: permite filtrar el informe y mostrar únicamente los saldos para una o más empresas. Si se deja en blanco este campo, el informe muestra el saldo consolidado para todas las empresas.
• Agrupa por: este parámetro define el desglose de la información en la grilla, pudiendo ser agrupado a nivel depósito o abierto por depósito y partida.

Precio valorizado:

El precio que muestra el informe proviene del importe de la última valorización dividido la cantidad de unidades que tenes en stock a la fecha que definiste en los parámetros.

Por eso, siempre que selecciones precio valorizado asegurate de haber corrido el proceso de valorización a esa fecha.

Comportamiento de moneda y precio

En los parámetros del informe, los campos:

• En “Tipo precio” se pueden seleccionar “Costo standard” y “Valorizado”
• En “Moneda”, se selecciona la moneda que se desea ver en el informe.

En el maestro de Productos se establece el costo standard y la moneda del mismo.

Si la moneda del producto es pesos y en el filtro “Moneda”, se seleccionó pesos, el informe mostrará en la columna “moneda del producto” el mismo costo standard que tiene establecido el producto.

Cuando se selecciona en el filtro “Tipo precio”, “Costo standard” y en “Moneda”, una moneda distinta a la establecida en el maestro de productos, el informe recupera el costo estándar del producto y lo convierte a la moneda seleccionada en el filtro, según la cotización actual.

Lo mismo sucede si se selecciona en “Tipo Precio”, “Valorizado”. El informe recupera el último precio valorizado del producto y lo muestra en la columna “precio” expresado en la moneda seleccionada en el filtro.

Detalle de Ingresos y Egresos por Depósito

Ruta: Gestión Empresarial > Inventarios > Informes >Ingresos y Egresos por Depósito

Este informe muestra los ingresos y egresos de los productos en los depósitos para un período determinado.

Los parámetros del informe son los siguientes:

• Fecha desde/fecha hasta: indican el período para el cual se muestran los saldos de ingresos y egresos en la grilla.
• Producto: el informe puede ser filtrado para mostrar información de sólo un producto, o un set de productos. Este campo no es obligatorio.
• Depósito: permite filtrar el informe por un depósito o un set de depósitos especificado manualmente.
• Organización: permite filtrar el informe mostrando únicamente stock correspondiente a un tercero en particular.
• Partida: permite filtrar el informe por una partida en particular.
• Tipo de stock: especifica si los stocks a incluir en el informe son únicamente los propios, únicamente los de terceros o todos ellos.
• Circuito contable: solo utilizado en casos excepcionales
• Empresa: permite filtrar el informe y mostrar únicamente los saldos para una o más empresas. Si se deja en blanco este campo, el informe muestra el saldo consolidado para todas las empresas.

Detalle de ingresos y egresos por depósito

Ruta: Gestión Empresarial > Inventarios > Informes > Mas Informes > Resumen de Ingresos y Egresos por Depósito

Este informe muestra un detalle de los movimientos de uno o más productos, mostrando una línea por transacción.

Los parámetros del informe son los siguientes:

• Fecha desde/fecha hasta: se muestran en el informe todas aquellas transacciones cuya fecha esté comprendida en estos parámetros.
• Concepto de producto: permite filtrar el informe por un concepto de productos en particular.
• Producto: el informe puede ser filtrado para mostrar información de sólo un producto, o un set de productos. Este campo no es obligatorio.
• Depósito: permite filtrar el informe por un depósito o un set de depósitos especificado manualmente.
• Organización dueño: permite filtrar el informe mostrando únicamente movimientos de stock perteneciente a un tercero en particular.
• Partida: permite filtrar el informe por una partida en particular.
• Tipo de stock: especifica si los movimientos a incluir en el informe son únicamente los correspondientes a stock propio, únicamente los de terceros o todos ellos.
• Circuito contable: solo utilizado en casos excepcionales
• Empresa: permite filtrar el informe y mostrar únicamente los movimientos para una o más empresas. Si se deja en blanco este campo, el informe muestra los movimientos de todas las empresas.
• Con stock por debajo del punto de reposición: si se activa esta opción, se muestran en la grilla únicamente aquellas combinaciones de producto-depósito cuyo saldo sea menor al valor especificado en la grilla de depósitos del maestro de productos.
• Moneda: especifica la moneda en la que son expresados los valores de los campos Importe y Saldo importe en la grilla.

Detalle de ingresos y egresos por número de serie

Ruta: Gestión Empresarial > Inventarios > Informes > Mas Informes > Detalle de Ingresos y Egresos por Numero de Serie

Mediante este informe es posible analizar los movimientos de entrada y salida de cada número de serie en particular. Este informe es particularmente útil cuando se desea analizar detalladamente los movimientos de productos de alto valor, o aquellos de alta sensibilidad tales como vacunas cuando ocurre alguna anomalía en un producto sanitario en particular.

Los parámetros del informe son los siguientes:

• Fecha desde / Fecha hasta: se muestran en el informe todas aquellas transacciones cuya fecha esté comprendida en estos parámetros.
• Producto: el informe puede ser filtrado para mostrar información de sólo un producto, o un set de productos. Este campo no es obligatorio.
• Depósito: permite filtrar el informe por un depósito o un set de depósitos especificado manualmente.
• Número de serie: si se ingresa un valor en este campo, sólo se muestran en la grilla los movimientos de entrada y salida de ese número de serie en particular.
• Empresa: permite filtrar el informe y mostrar únicamente los movimientos para una o más empresas. Si se deja en blanco este campo, el informe muestra los movimientos de todas las empresas.

Resumen de stock por número de serie

Ruta: Gestión Empresarial > Inventarios > Informes > Mas Informes > Resumen de Stock por Número de Serie

Este informe muestra en qué depósitos se encuentran los productos con un determinado número de serie.

Resumen de stock por número de serie por depósito

Ruta: Gestión Empresarial > Inventarios > Informes > Mas Informes > Resumen de Stock por Número de Serie por Deposito

Este informe es similar al anterior con la diferencia de que contiene menos filtros, agilizando así la carga de datos en aquellas empresas que contengan gran cantidad de productos:

Muestra el nombre del producto, su número de serie, el depósito al cual corresponde y su cantidad.

Control de transportistas

Se utiliza para controlar configuraciones de transportistas. Para más información leer el siguiente documento sobre gestión de transportistas.