El siguiente instructivo busca explicar como gestionar el transporte y cómo integrar los despachos y traslados de mercaderías con la recepción y facturación de servicios brindados por transportistas.
Índice
- Alcance
- Diagrama contextual
- Lista de transacciones y maestros
- Transacciones
- Modo de uso
- Ingreso de tarifarios
- Solapa Modo
- Operación de despacho
- Configuración
- Choferes y transportistas
- Transportes
- Tipos de documentos
- Centro de Costo del flete
- Tarifario por volumen y peso
- Precio por Unidad
- Precio por Volumen
- Precio por Peso
- Tarifario por Peso con Aforo
Alcance
El núcleo funcional gestión de transportistas permite integrar los despachos y traslados de mercaderías con la recepción y facturación de los servicios brindados por transportistas. De esta manera se puede hacer un control más eficiente e integral de los servicios de transporte contratados.
La gestión de transportistas permite tener tarifarios previamente negociados y asignados a cada una de las empresas transportistas según las variables frecuentemente utilizadas en este negocio. La complejidad de los tarifarios va a estar definida por el usuario como se explicará en el modo de uso. Los mismos serán utilizados al momento de cargar transacciones que utilicen transporte (traslado de granos) y el sistema calculará los costos del servicio. Al mismo tiempo se va a generar en forma automática una recepción del servicio utilizado que nos asistirá en la carga de la factura. Esto mejora la eficiencia en los controles y permite detectar con mayor facilidad los costos ocultos.
Las empresas transportistas y choferes que fueran utilizadas para el traslado de granos van a figurar en la impresión de cartas de porte, integrando un proceso más de la empresa.
Diagrama contextual
Lista de transacciones y maestros
Transacciones
- Despachos
- Traslados de granos
- Recepción de servicio de flete
- Facturación
- Pago
Informes
- Informe de recepciones
- Informe de transportistas
Maestros principales
- Tarifarios de transportistas
- Transportes
- Choferes
Modo de uso
Ingreso de tarifarios
Se accede a través de Gestión Empresarial → Inventarios Más maestros →Tarifario de transportes.
La configuración básica del tarifario es la siguiente:
Encabezado
- Indicar una fecha de vigencia del mismo.
- Moneda
- Producto Flete: es el producto que se utilizará en la recepción del servicio y la factura
Dicho producto debe siempre estar cargado.
Solapa Modo
Se pueden manejar tarifarios por: productos, transportista, transporte. Al activar cada uno de estos checkboxes se abren nuevas pestañas. Esto permite especificar el tarifario para determinados productos, transportes y transportistas.
Sí, el tarifario, por ejemplo, está configurado para estos 3 productos, el cálculo del importe se asignará en el tarifario solo a dichos productos. Es decir que si al tarifario agrego el ítem “Grano Trigo” y “Maíz Pisingallo”, solo tomará en cuenta para el cálculo a las unidades del ítem Grano Trigo, ya que es el producto configurado.
Si no se configura el tarifario para que se maneje por productos, o no tiene ningún producto configurado, a la hora de hacer el cálculo de la tarifa deberá tener en cuenta a todos los ítems cargados en el tarifario.
Solo va a permitir seleccionar entre los proveedores que estén configurados como transportistas.
Solapa Escala
El modo de escala, tiene algunas particularidades. Al activarlo se habilita una nueva solapa llamada “Escala”. En esta solapa se debe indicar la cotización por intervalo de km. De esta misma manera es como vienen confeccionado los principales tarifarios de referencia. (CATAC).
Operación de despacho
Se carga normalmente. Al finalizar se deben completar los datos del transporte
Tarifario utilizado para este ejemplo:
Para este ejemplo explicaremos el modo de precio por unidad. Puntualmente, valor se define a 5000 Pesos por Km, lo cual multiplicado por 120 km a recorrer da un total de 600.000 pesos como se muestra en la carta de porte.
Factura de compra a partir de la recepción automática
Se tratará de forma sintética la facturación a partir de la generación de la recepción de flete. A partir del traslado generado en el punto anterior se creó automáticamente una recepción de servicio. Se puede observar que en la descripción figura que fue generada a partir del documento REMVTA - 36
Para cargar la factura se debe utilizar el asistente y seleccionar el workflow Servicios & Conceptos.
Se selecciona la recepción correspondiente:
Luego se procede a guardar la factura
Se observa el asiento y se chequea que haya heredado correctamente el centro de costos ingresado en el traslado.
Configuración
Choferes y transportistas
En el maestro de proveedores se indica si el mismo es transportista, chofer o ambos.
Cada chofer pertenece a una empresa transportista. Para indicarlo se accede a través de Gestión Empresarial → Inventarios → Choferes
En la solapa otros se podrá determinar si el chofer es proveedor o cliente.
Transportes
En el maestro de Transportes podremos cargar nuevos transportes. Configurándose de la siguiente forma:
Código: Clave alfanumérica de identificación del transporte creado. El mismo es obligatorio y único, y se visualiza en distintos reportes o procesos.
Activo: Indica si el Transporte creado se encuentra o no disponible para su utilización en nuevas transacciones. Si un registro se encuentra inactivo, el mismo no se podrá utilizar dentro de la transacción correspondiente, pero seguirá disponible para su consulta en los distintos reportes del sistema donde intervenga. El poner inactivo es útil en aquellos casos que se desea impedir que los usuarios sigan utilizando un registro en particular, pero que por tener transacciones asociadas no se puede eliminar del sistema.
Nombre: Representa el nombre del Transporte que se está creando. El mismo se visualiza en los selectores de Transportes, como así también en diferentes reportes y procesos en donde intervenga.
Tipo: Podremos elegir entre los siguientes transportes:
-
Avión.
-
Buque.
-
Camión.
-
Ferrocarril.
-
Otro.
Transportista: En este selector podremos indicar la empresa transportista que propietaria de ese transporte.
Capacidad: Se indica la capacidad de carga del transporte indicado en Kilogramos.
Descripción: En este casillero se podrá indicar una breve descripción del transporte.
Bandera: Se elige la nacionalidad del transporte.
Tipos de documentos
El documento de Despacho debe tener en la solapa transportes la siguiente configuración:
La recepción configurada al traslado puede impactar / no impactar en contabilidad de acuerdo a la implementación.
Se muestra en la imagen como es dicha configuración
Si queremos provisionar el costo del flete, la recepción debe impactar en contabilidad. Si la recepción va a generar asientos tendremos que revisar la configuración del producto, la cuenta de compras deberá ser una cuenta de orden, por ejemplo “cuenta control fletes”.
La recepción hará el siguiente asiento de provisión
Fletes 1000 (CC= toma el centro de costo del producto “flete” configurado en el tarifario correspondiente)
Cuenta control fletes 1000
La factura
Cuenta control fletes 1000
Proveedores 1000
Centro de costo del flete
El centro de costo del flete por defecto se define en el producto “flete” configurado en el tarifario de transporte. Siendo el mismo siempre.
Muchas veces ocurre que, dependiendo del producto transportado, el costo del flete quiera imputarse en diferentes centros de costo.
Para ello,
configurar el documento de Recepción de Flete de la siguiente manera: en modo de uso Distribución el valor “Sin asignar”.
El documento que genera la recepción de flete debe “permitir distribuciones” y configurar una cuenta que solicite centro de costo.
De esta forma, en la recepción de fletes se imputará el costo heredando proporcionalmente el Centro de Costo de los ítems de la solapa principal que origina la Recepción de Flete.
Tarifario por volumen y peso
Tenés la posibilidad de poder utilizar tarifarios por peso o volumen transportado. Además, la posibilidad de configurar mínimo en tarifarios por peso, volumen o unidades.
Se accede al maestro de Tarifario de Transportes desde la opción Gestión Empresarial → Inventarios → Tarifario de Transportes.
En la opción Precio por Unidad del Modo de Cálculo, se agregó el campo Mínimo.
En este campo se indica el mínimo a cobrar. Por ejemplo, si se indica un mínimo de 10 unidades, y luego se realiza un transporte por menor cantidad, la tarifa que se cobrará será la equivalente a 10 unidades.
Si se supera la cantidad, se cobrará por la cantidad de unidades correspondientes.
Además, se agregaron las opciones Precio por Peso y Precio por Volumen.
El campo mínimo, también se encuentra en estos dos modos de cálculo.
Para una mayor comprensión del funcionamiento, se muestran ejemplos.
Precio por Unidad
Se pueden dar tres situaciones:
- Que en el Tarifario se indique un mínimo y las unidades transportadas no lo excedan.
En este caso, se cobrará el valor indicado aunque las unidades sean menos que el mínimo.
Ejemplo:
Valor: $ 100.- Mínimo: 50. Unidades transportadas: 20
Como las unidades transportadas no alcanzan el mínimo, la tarifa se cobra por 50 unidades.
La tarifa sería: 50 unidades * $ 100 = 5000
- Que en el Tarifario No se indique un mínimo.
Se cobra el valor multiplicado por la cantidad de unidades transportadas.
Ejemplo:
Valor: $ 100.- Mínimo: 0. Unidades transportadas: 20
La tarifa sería: 20 unidades * $ 100 = 2000.-
- Que en el Tarifario se indique un mínimo y que las unidades transportadas excedan el mismo.
En este caso, se cobra el total de las unidades transportadas por el valor configurado.
Ejemplo:
Valor: $ 100.- Mínimo: 50. Unidades transportadas: 70.
Como las unidades transportadas superan el mínimo, la tarifa sería: 70 unidades * $ 100 = 7000.
Precio por Volumen
Para utilizar esta opción, se debe indicar un valor en el campo Volumen en los productos.
NOTA: Se debe tener en cuenta que en el maestro de productos el volumen se expresa en cm3 y en el tarifario el volumen se expresa en m3. Por tal motivo, se debe indicar la Relación unidad volumen producto.
De acuerdo a este valor, al guardar una operación que impacte en stock y transporte, se obtiene el Volumen total de la operación.
El cálculo del volumen total se obtiene de (Cantidad de Producto A * Volumen del Producto A) + (Cantidad de Producto B * Volumen del Producto B), etc.
Se pueden dar tres situaciones:
- Que en el Tarifario se indique un mínimo y lo transportado no exceda el mínimo.
En este caso, se cobrará el valor indicado aunque el volumen sea inferior al mínimo.
Ejemplo:
Se configura una tarifa de $ 125,66 por m3 transportado y como los productos tienen configurado el campo volumen en cm3, se debe indicar en el campo Relación Unidad Volumen Producto: 1.000.000.
Se indica un mínimo de 5 m3.
Volumen del Producto A = 546 (en cm3)
Volumen del Producto B = 85,80 (en cm3)
Se realiza un remito por 1000 unidades producto A y 5000 unidades producto B.
Volumen Producto A = 1000 u * 546 cm3 = 546.000
Volumen Producto B = 5000 u * 85,80 cm3 = 429.000
Total volumen transportado = 975000 cm3
Luego, se pasan los cm3 a m3.
Total volumen en cm3/relación unidad volumen producto = (975.000/1.000.000)m3
Total volumen transportado = 0,975 m3
Como el mínimo es 5 m3 y lo transportado es inferior (0,975 m3), la tarifa sería: 5 m3 (mínimo) * 125,66 (valor) = $628,30
- Que en el Tarifario se indique un mínimo y lo transportado exceda el mínimo.
En este caso, como el volumen transportado supera el mínimo, se cobrará multiplicando el volumen total transportado por el valor de la tarifa.
Utilizando el mismo ejemplo anterior, pero modificando la cantidad de producto A en el remito
Volumen Producto A = 10000 u * 546 cm3 = 5.460.000
Volumen Producto B = 5000 u * 85,80 cm3 = 429.000
Total volumen transportado = 5.889.000 cm3
Luego, se pasan los cm3 a m3.
Total volumen en cm3/relación unidad volumen producto = (5.889.000/1.000.000)m3
Total Volumen Transportado = 5,889 m3
Como el mínimo es 5 m3 y lo transportado es superior (5,889 m3), la tarifa sería: 5,889 me (volumen total transportado) * 125,66 (valor) = $740,01
- Que en el Tarifario No se indique un mínimo.
En este caso, para calcular la tarifa se multiplica el volumen total transportado (pasado a m3) por el valor.
Si el ejemplo fuera igual al anterior, el volumen total transportado sería 5,889 m3. Se multiplica por el valor, dando como resultado = $740,01.
Precio por Peso
Para utilizar esta opción, se debe indicar un valor en el campo Peso en los productos.
NOTA: Se debe tener en cuenta que en el maestro de productos el peso se expresa en gramos y en el tarifario el peso se expresa en Kg. Por tal motivo, se debe indicar la Relación unidad peso producto.
De acuerdo a este valor, al guardar una operación que impacte en stock y transporte, se obtiene el peso total de la operación.
El cálculo del peso total se obtiene de (Cantidad de Producto A * Peso del Producto A) + (Cantidad de Producto B * Peso del Producto B), etc.
Luego se debe convertir ese peso total a la unidad de peso del tarifario:
La relación entre gramos y kgs es 1.000 grs = 1kg
Se pueden dar tres situaciones:
- Que en el Tarifario se indique un mínimo y lo transportado no exceda el mínimo.
En este caso, se cobrará multiplicando el mínimo por el valor de la tarifa.
Ejemplo:
Se configura una tarifa de $ 1,64 por kg transportado y como los productos tienen configurado el campo peso en grs, se debe indicar en el campo Relación Unidad Peso Producto: 1.000.
Se indica un mínimo de 500 kgs.
Volumen del Producto A = 146 (gramos)
Volumen del Producto B = 55 (gramos)
Se realiza un remito por 1000 unidades producto A y 5000 unidades producto B
Peso Producto A = 1000 u * 146 gramos = 146.000
Peso Producto B = 5000 u * 55 gramos = 275.000
Total Peso transportado = 421.000 gramos
Luego, se pasan los gramos a kg.
Total peso en gr/relación unidad peso producto = (421.000/1.000)kgs
Total peso transportado = 421 kgs
Como el mínimo es 500 kgs y lo transportado es inferior (421 kgs), la tarifa sería: 500 kgs (peso total transportado) * 1,64 (valor) = $820
- Que en el Tarifario se indique un mínimo y lo transportado exceda el mínimo.
En este caso, se cobrará multiplicando el peso total transportado por el valor de la tarifa.
Utilizando el mismo ejemplo anterior, pero modificando la cantidad de producto A en el remito
Producto A: 10000 unidades * 146 gramos = 1.460.000
Producto B: 5000 unidades * 55 gramos = 275.000
Peso total transportado = 1.735.000 gramos
Se pasa el peso de gramos a Kgs.
Total peso en gramos/relación unidad peso producto = (1.735.000/1.000) kgs
= 1.735 kgs
Como el mínimo es 500 kgs y lo transportado es superior (1.735 kgs), la tarifa sería:
1735 kgs * 1,64 = $ 2845,40
- Que en el Tarifario No se indique un mínimo.
En este caso, para calcular la tarifa se multiplica el peso total transportado (pasado a kgs) por el valor.
Se utiliza el mismo ejemplo anterior, pero quitando el mínimo.
Producto A: 10000 unidades * 146 gramos = 1.460.000
Producto B: 5000 unidades * 55 gramos = 275.000
Peso total transportado = 1.735.000 gramos
Se pasa el peso de gramos a Kgs.
Total peso en gramos/relación unidad peso producto = (1.735.000/1.000) kgs
= 1.735 kgs
Como no hay mínimo el valor total de transporte será: kgs transportados * tarifa
1735 kgs * 1,64 = $2845,40
Tarifario por Peso con Aforo
Cuando se indica un valor en el campo Relación aforo peso / vol, se habilita el campo Relación unidad volumen producto y es obligatorio completarlo. Al utilizar este criterio, es imprescindible completar las relaciones de unidad peso producto y unidad volumen producto.
Por ejemplo, se fija una tarifa por kgs y se establece la siguiente relación de aforo 1m3 / 400kgs.
Si se transporta 1m3 y la mercadería pesa menos de esa relación, cobran los 400kgs
Pero, si se transporta 1 m3 y la mercadería pesa 600 kgs, se cobran los 600 kgs (1,5 m3).
En este tipo de operatoria, si bien se cobra por peso, se establece un aforo por volumen. Eso implica establecer una relación entre el peso y el volumen.
Para estos casos, también pueden darse tres situaciones.
- Que los kgs transportados sean menores a los kgs aforados pero mayores al mínimo.
Ejemplo:
Peso mínimo: 120
Relación aforo peso / vol: 400
Valor: 1,64
Producto A: 20000 unidades * Peso: 146 gr = 2.920.000,00
* Volumen: 546 cm3 = 10.920.000,00
Producto B: 2000 unidades * Peso: 55 gr = 110.000,00
* Volumen: 85,8 cm3 = 171.600,00
Peso Total: 3.030.000,00 gr / 1000 (Relación unidad peso producto) = 3.030,00 kgs
Volumen Total: 11.091.600,00 / 1000000 (Relación unidad volumen producto) = 11,09 m3
Kgs Aforados: 11,09 (volumen total en m3) * 400 (Relación aforo peso / vol) = 4.436,64
Tarifa del Transporte: 4.436,64 (kgs aforados) * 1,64 (valor tarifa) = $ 7.276,09
- Que los kgs transportados sean mayores que los kgs aforados y mayores que el mínimo
Ejemplo:
Peso mínimo: 120
Relación aforo peso / vol: 400
Valor: 1,64
Producto A: 20000 unidades * Peso: 146 gr = 2.920.000,00
* Volumen: 546 cm3 = 10.920.000,00
Producto C: 2000 unidades * Peso: 800 gr = 1.600.000,00
* Volumen: 85,8 cm3 = 171.600,00
Peso Total: 4.520.000,00 gr / 1000 (Relación unidad peso producto) = 4.520,00 kgs
Volumen Total: 11.091.600,00 / 1000000 (Relación unidad volumen producto) = 11,09 m3
Kgs Aforados: 11,09 (volumen total en m3) * 400 (Relación aforo peso / vol) = 4.436,64
Tarifa del Transporte: 4.520,00 (peso total) * 1,64 (valor tarifa) = $ 7.412,80
- Que los Kgs transportados sean menores que el mínimo y menores que los kgs aforados.
Ejemplo:
Peso mínimo: 120
Relación aforo peso / vol: 400
Valor: 1,64
Producto A: 500 unidades * Peso: 146 gr = 73.000,00
* Volumen: 546 cm3 = 273.000,00
Peso Total: 73.000,00 gr / 1000 (Relación unidad peso producto) = 73,00 kgs
Volumen Total: 273.000,00 / 1000000 (Relación unidad volumen producto) = 0,27 m3
Kgs Aforados: 0,27 (volumen total en m3) * 400 (Relación aforo peso / vol) = 109,20
Tarifa del Transporte: 120 (peso mínimo) * 1,64 (valor tarifa) = $ 196,80